Opvallende inzichten voor Limburg als congres- en vergaderbestemming

De afgelopen maanden zijn door sectororganisaties verschillende onderzoeken naar buiten gebracht. Dit geeft een beeld van de verandering of overgang waar de associatie- en congressector zich in bevindt. Eén onderzoek, uitgevoerd door Visit Flanders Convention Bureau in 2019 en 2020 over de Beslissingsproces & Awareness bij organisatoren zijnde associaties, intermediairs en corporate bedrijven, levert opvallende inzichten op voor Limburg als congres- en vergaderbestemming. Het MICE-onderzoek is uitgevoerd onder meer dan 800 internationale associaties en intermediaire organisaties en meer dan 800 binnen- en buitenlandse corporate- en intermediaire organisaties. Het rapport is in maart 2021 uitgebracht door Research & Insight in opdracht van Toerisme Vlaanderen en de Vlaamse partnersteden.

Zoekgedrag

Eén van de  belangrijkste resultaten uit het rapport betreft het zoekgedrag van potentiële boekers naar bestemmingen. Over het algemeen gebruiken organisatoren verschillende bronnen om informatie en inspiratie te verzamelen. De meeste respondenten gaven meer dan één informatiebron op. Associaties (verenigingen) bevragen liefst collega’s en het internet werd als tweede belangrijkste informatiebron genoemd. Voor corporate organisaties (bedrijven) is het internet de meest geraadpleegde bron en blijken ‘eerdere ervaringen’ en ‘de input van collega’s’ een mooie tweede en derde bron te zijn. Opvallend is dat de websites van Convention Bureaus zelden worden geraadpleegd als informatiebron bij het zoeken naar een bestemming.

Waar zoeken potentiële boekers naar?
Associaties, intermediairs en corporate bedrijven zijn op zoek naar informatie die hen helpt om een bestemming in overweging te nemen of niet. De beslissende factoren die genoemd worden in het onderzoek zijn ‘key’ in dit proces. Bereikbaarheid is bij uitstek de belangrijkste factor voor associaties én corporates. Op de tweede plaats komt de sterkte en/of reputatie van de sector.

Bereikbaarheid
Als meest belangrijkste beslissende factor wordt door associaties en intermediaire organisaties de bereikbaarheid van de bestemming genoemd. Op de tweede plaats komt de sterkte en/of reputatie van de sector. De geschiktheid van de locatie en de prijs-kwaliteitverhouding worden ongeveer even belangrijk gevonden. De aantrekkelijkheid van de bestemming komt pas op de vijfde plaats.

Voor binnen- en buitenlandse corporate- en intermediaire organisaties is bereikbaarheid eveneens de belangrijkste factor maar blijkt de volgorde net iets anders te zijn: de sterkte en reputatie van de sector en de prijs-kwaliteit verhouding komen op een gedeelde tweede plaats en de aantrekkelijkheid van de bestemming volgt daarna.

Goede bereikbaarheid is een opvallende factor in het onderzoek en zou voorop moeten staan bij de promotie van de regio. Limburg wordt gezien als een bestemming die goed bereikbaar is door organisatoren die er hebben geboekt, maar dit gegeven zou ook bekend moeten zijn bij hen die nog niet hebben geboekt. MICE-organisatoren hebben vaak het idee dat niet-hoofdsteden moeilijk te bereiken zijn zonder dat zij dit goed hebben onderzocht. Dichtbij of veraf zijn relatieve begrippen; 50 minuten reistijd vanaf Zaventem naar de rand van Brussel is geen uitzondering. In dezelfde tijd is men in Limburg met de trein of de auto en kan me bovendien beschikken over een gratis parking. Allereerst moet de bestemming gemakkelijk toegankelijk zijn voor mensen uit heel Europa. Men zou in staat moeten zijn om te vliegen en daar bovenop geen uren meer hoeven te reizen. (Nederlandse associatie Medicine & Healthcare) Corporate organisaties.

Bij de expliciete vragen antwoorden corporate organisaties en intermediairs dat het aanbod aan unieke ervaringen voor deelnemers de belangrijkste factor in het beslissingsproces is. Wat betreft het belang van een duurzaamheidsbeleid zijn de meningen verdeeld; vooral organisatoren uit de UK zien dit als een belangrijke factor. Opmerkelijk is ook dat meer dan de helft van Duitse corporate organisatoren de aanwezigheid van erfgoedlocaties zeer belangrijk vindt.

Associaties
Wanneer in het onderzoek expliciet wordt gepeild naar het belang van bepaalde factoren, blijkt dat de aanwezigheid van een lokale host als belangrijkste factor genoemd. Voor associaties is de aanwezigheid van een lokale host cruciaal; zonder de aanwezigheid van een lokale host wordt de bestemming niet in overweging genomen. Bovendien vinden vooral cultuur- en erfgoedassociaties een ‘langdurige impact op de lokale community’ en ‘de aanwezigheid van een erfgoedlocatie’ belangrijke factoren om een bestemming in overweging te nemen voor een congres.

Duurzaamheid
Zowel corporate bedrijven als associaties noemen het duurzaamheidsbeleid van de bestemming als een belangrijke factor in het beslissingsproces.

Awareness
De bekendheid van de bevraagde associaties en corporate bedrijven met het congres- en vergaderaanbod in Limburg scoort laag als overwegende factor. De resultaten van diepte-interviews uit 2021 die binnenkort beschikbaar komen zijn een aanvulling op het huidige onderzoek en geven meer inzicht in de factoren die de conversie beïnvloeden.

Toerisme Vlaanderen wil een vervolgonderzoek doen nadat de pandemie is gaan liggen. Men verwacht dit in 2022 uit te voeren.